Så förbereder du dig inför svåra samtal – 10 steg
Samtalet – ett viktigt verktyg
Samtalet är kanske det mest användbara av dina chefsverktyg. Det krävs inga ledningsbeslut eller nya investeringar för att genomföra samtal med dina medarbetare. Men det kräver en del av din tid – tid som du med största sannolikhet återvinner genom att ha löst ett problem eller två.
10 steg för att skapa bra förutsättningar
Ju mer du samtalar desto bättre kommer du att bli. Och ju bättre förberedd du är desto bättre blir samtalen. Här kommer några steg som du kan använda dig av för att skapa förutsättningar för ett konstruktivt samtal:
1. Det första du behöver göra är att boka tid med din medarbetare. Det vill säga, när du ser en situation där du behöver ingripa ska du boka en tid och ta samtalet så snart som möjligt.
2. Ta reda på nödvändiga fakta. Vad har du själv observerat och vad har du hört från andra? Vilka åtgärder vill och kan du föreslå? Kartlägg nuläget, men var också inställd på att själva samtalet är en del i att också förstå nuläget och situationen. Du får en komplett bild först när du pratat med personen – hen har ju också en bild av vad som ska stämmas av.
3. Definiera ditt budskap. Det som är orsaken till samtalet och kärnan i det du vill förmedla. Vad vill du ska hända eller bli resultatet av samtalet? Budskapet ska vara kort, konkret och ringa in kärnan.
4. Tänk igenom vilka scenarion som kan hända och hur du ska hantera dem. Förbered dig. Finns det en risk att din medarbetare blir arg, ledsen eller helt förnekar det som hänt? Tänk igenom hur du kan bemöta olika reaktioner. Vad gör du om någon exempelvis börjar gråta?
5. Börja inte med att prata om annat, utan kom till saken så fort som möjligt. Säg direkt: ”Jag har lagt märke till … och det måste vi prata om.” Eller: ”Jag ser det som nödvändigt att berätta för dig …” Sätt agendan för samtalet redan i första meningen.
6. När du framfört ditt budskap och dina tankar ska du låta personen du pratar med komma till tals och få ge sin syn på saken. Det är viktigt att personen får ge sin respons på det du har sagt. Här kan du uppmuntra personen med frågor som: ”Vad säger du om det här?” Eller: ”Stämmer min bild eller ser du det annorlunda?”
7. Är det en situation där det inte finns olika bilder – om du till exempel kommer att behöva säga upp personen på grund av arbetsbrist – kanske du snarare uppmuntrar till följdfrågor: ”Förstår du det här som jag gått igenom – är det något du undrar över här?”
Lyssna på svaret och utveckla det. Ställ undersökande frågor. Släta inte över det som har sagts även om personen bortförklarar, förnekar det som hänt, blir ledsen eller arg.
8. När du lyssnat och tagit hänsyn till eventuell ny information kan du avrunda med att upprepa budskapet så att det verkligen är tydligt vad som har sagts. Föreslå åtgärder, om det är relevant. Vad ska din medarbetare göra nu? Och vad ska du själv göra? Sammanfatta med vad du vill ska hända.
9. Skriv gärna ned det som sagts så att inga otydligheter eller missförstånd finns, och stäm av att ni är överens.
10. Tänk på att de flesta samtal kräver någon form av uppföljning för att få riktig effekt, så ha med det som en del av samtalet. Sätt upp en tid för att stämma av att allt fungerar som det ska, att ett nästa steg ska tas eller det som samtalet kräver.
Bli en mästare på svåra samtal!
Upptäck vår e-kurs Svåra samtal. Bli trygg i att hantera chefrollens lite svåra samtal. Ta del av insikter och verktyg som är användbara inför, under och efter kommande svåra samtal.
