Skapa effektiva möten – 8 viktiga faktorer att tänka på

Det är många av oss i arbetslivet som tycker att mycket tid går åt till möten i vardagen, och mötena kanske inte alltid är så effektiva.

För att göra möten effektiva så är det några saker som är viktiga att tänka på:

1.      Före mötet behöver du vara tydlig med mötets syfte och mål. Om det är du som kallar till mötet så behöver du vara tydlig. Är det ett informationsmöte du vill hålla? Är det ett diskussionsmöte eller ett beslutande möte? Vem är det som äger beslutet? Är det gruppen eller är det någon person? Är den personen med på mötet? Det här är viktiga saker att reda ut då dessa frågor styr formatet på mötet och vilka som ska vara där.

2.      När du väl har bestämt dig så ska du skicka ut en kallelse till de som ska vara med på mötet. Det bör du göra i god tid så att alla har möjlighet att planera väl. En grundregel är att försöka kalla så få som möjligt men ändå tillräckligt med folk för att få ut den effekt du vill ha av mötet. Det är vanligt att vi bjuder in fler än vad som faktiskt behövs. Antingen för att vara artiga eller för att vi vill ha en bred diskussion. Men om syftet är något annat då är inte det effektivt.

3.      Med kallelsen så behöver du förstås ha med en agenda utöver syfte och mål, och eventuellt förberedelsematerial som de som kommer på mötet ska ha läst in sig på för att vara effektiva när de väl kommer dit.

4.      Under mötet gäller förstås vanliga mötesregler. Kom i tid, låt inte de som kommer för sent störa mer än nödvändigt. Stäng av telefoner, lägg gärna bort telefonerna från bordet. Ha dem på flygplansläge så att de inte surrar i väskan. det hörs och det stör uppmärksamheten. Datorer ska inte användas om de inte behövs för mötet för att till exempel skriva anteckningar. När du leder mötet, var noga med att följa agendan och led mötet aktivt. Du kan behöva ha en talarlista, eller en ”talking stick” som ursprungsamerikanerna använde. Då har man en penna när man pratar och sen går den runt. Alla kommer till tals och vi avbryter inte varandra i onödan.

5.      Var tydlig med vilka beslut som fattas, vad som ska göras, vem det är som ska göra det och när det ska vara klart. Det här behöver naturligtvis antecknas under mötet och därför måste någon vara ansvarig och anteckna de beslut som tas.

6.      Var noga med att mötet slutar i tid. Det är lika viktigt som att det börjar i tid. Frågor som inte är på agendan ska parkeras. Anteckna dessa frågor och säkerställ att de dyker upp på ett annat möte där ni går igenom dem. Om du är deltagare, då är det också viktigt att du är konstruktiv, fullt närvarande och har läst på det förberedelsematerial som du har fått. Det är också viktigt att du inte pratar i onödan eller pratar i munnen på någon annan, utan ägnar din uppmärksamhet åt att driva agendan framåt och hjälpa att mötesledaren att komma i mål med mötet.

7.      Efter mötet är det också viktigt att följa upp. Först ska anteckningar skivas rent och skickas ut till alla och är det du som är mötesledare så har du det oerhört viktiga ansvaret att följa upp. Gör alla de saker som det har beslutats att de ska göra? Annars blir mötet kanske inte alls värdefullt.

8.      Möten tar mycket tid och det kan var så att det finns en möteskultur i din organisation som är av vana och kanske inte effektiv till hundra procent. Då finns det anledning att ha en dialog med kollegor och chefer om huruvida ni har rätt möten. Är de lagom långa? Är de effektiva i sin process? Kan ni ta bort någonting? Kan ni på något annat sätt effektivisera? Du kan också ifrågasätta de möten du blir kallad till. Ska du vara med? Vad ska du bidra med? Har du rätt förutsättningar för att bidra med det på bästa möjliga sätt? Om så inte är fallet, gå tillbaka till den som kallade till mötet och ifrågasätt hur du kan få det, eller huruvida du faktiskt ska vara där.

Möten är som sagt en stor del av mångas vardag, och kan man skapa en effektiv möteskultur så finns det mycket tid att spara in för alla i organisationen.