Vårdat, enkelt och begripligt språk? Vi förklarar och ger dig praktiska tips!
Språklagens krav på ett vårdat, enkelt och begripligt språk gäller inte bara i din kommunikation externt. Det gäller även internt och i kommunikationen mellan offentliga organisationer. Men vad betyder det egentligen att språket ska vara ”vårdat, enkelt och begripligt”?
Vårdat
Ett vårdat språk betyder att språket ska vara fritt från inslag av till exempel slang eller svordomar. Du ska följa officiella språkvårdares rekommendationer – det är avdelningen Språkrådet på myndigheten Institutet för språk och folkminnen som ansvarar för språkvården i Sverige.
Enkelt
Ett enkelt språk är utan svårbegripliga ord. Välj ord som är lätta att förstå, och när det inte går – förklara dem. Meningarna ska ha en tydlig grammatisk uppbyggnad. Även den grafiska utformningen ska vara enkel och tydlig.
Begripligt
Med begripligt språk menas att språket ska vara anpassat till mottagaren, alltså den som ska läsa eller lyssna. Så långt det är möjligt ska du också ta hänsyn till särskillda kommunikativa behov hos mottagaren, till exempel funktionsvariationer eller om någon har ett annat modersmål än svenska. En myndighet ska därför presentera innehåll på olika sätt, till exempel på lättläst svenska, i punktskrift eller på andra språk än svenska.
Hjälpande riktlinjer
Klarspråk är viktigt både av rättssäkerhetsskäl och av demokratiska skäl. Språket ska vara så tillgängligt och begripligt som möjligt. Hur gör man då för att skriva och prata klarspråk? Jo, man följer ett antal principer och metoder. Här listas sju riktlinjer som kommer att hjälpa dig att uttrycka dig bättre och tydligare, både i skrift och i tal.
Riktlinje 1
Utgå från mottagarens perspektiv. Vem kommunicerar du med? Vilka förkunskaper, språkkunskaper och behov har personen? Sätt dig in i mottagarens situation och anpassa språket, innehållet och tonaliteten. Fundera också på vilket medium (till exempel brev, mejl, telefonsamtal) som lämpar sig bäst för informationen.
Riktlinje 2
Börja med det viktigaste först. Att börja med det viktigaste är oftast det bästa, både för meddelandet och mottagaren. Det kan dock behövas en inledning om du skriftligen ska meddela ett allvarligt besked, till exempel ett avvisningsbesked eller någons bortgång. En inledning gör beskedet mindre abrupt.
Riktlinje 3
Ha en tydlig struktur. Disponera informationen beroende på vad mottagaren ska förstå eller utföra. Handlar det till exempel om att mottagaren ska kunna utföra något i en viss ordning passar en kronologisk disposition. Andra sätt att disponera information är att dela in i teman, att ställa motsatser mot varandra eller presentera informationen på ett annat systematiskt sätt.
Riktlinje 4
Underlätta för mottagaren. Fundera över syftet och målet med kommunikationen. Vad vill du att mottagaren ska förstå, göra eller inte göra efter att ha tagit del av budskapet? Utgå från mottagarens behov, förkunskaper och förväntningar. Förklara allt som du antar behöver förklaras.
Riktlinje 5
Uttryck dig kort. Våga skala ner det som inte är relevant eller information som mottagaren redan känner till. Om det är ett skriftligt budskap – skriv inte längre än nödvändigt. Fundera i förväg på vilka frågor mottagaren kan tänkas ha och försök besvara dem.
Riktlinje 6
Förklara svåra ord. Undvik ord som är ålderdomliga eller kan vilseleda. Kom också ihåg att facktermer kan behöva förklaras första gången de används. Det kan också behövas särskilda ordlistor med förklaringar.
Riktlinje 7
Tänk på textens utseende. Använd rubriker, underrubriker, punktuppställningar och faktarutor för att grafiskt hjälpa mottagaren att förstå budskapet.
Behöver du fler tips om hur du kan förbättra ditt sätt att kommunicera?
Upptäck vår e-kurs Klarspråk för alla där du får lära dig behärska konsten att anpassa din kommunikation till din publik med klarspråk som grundprincip.
